为进一步提高档案查询利用服务水平，方便广大校友查询利用档案，学校档案馆提供以下档案查询利用方式：
一、现场查询服务
学校档案馆设立档案查询室（南校区厚德楼108室），提供档案查询利用服务。校友可携带本人有效证件（身份证、毕业证、学位证等）原件和复印件亲自来校查询利用档案。
因涉及个人隐私，本人确实无法亲自到场的，才可以委托亲友来校代为办理。委托办理须提供校友本人的有效证件（同上）原件和复印件、校友亲笔签名的委托书（委托书模板见附件），同时代理人也须出示自己的有效身份证件，并提供复印件。除非特殊情况，一般不建议委托办理。
二、QQ群查询服务
因各种原因，不能亲自来校查询利用档案的校友，可通过QQ工作群联系办理查询业务。
需要查档的校友可加入黄冈师院档案利用自助群（QQ群号：760085467），进群后阅读群公告，按要求编辑查档申请，档案馆可以提供查询利用服务，并通过代办快递的方式寄送档案材料复印件。
三、电话咨询服务
档案馆不受理电话查询档案业务，校友可以通过电话咨询档案查询业务的工作流程、所需资料等内容。
⦁关于补充档案材料复印件至人事档案的相关说明
为确保人事档案的严肃性，凡涉及到所查档案材料需要补充至个人人事档案的，一律由档案馆按规定加盖公章、密封。校友不得私自拆封，并由校友送交至档案关系所在单位的人事档案管理部门，归入人事档案中。档案馆还可为外地校友寄送至档案关系所在单位。
⦁关于代办快递服务的说明
凡是通过QQ群进行查询，校友不能亲自到场领取档案材料复印件的，档案馆均可提供代为办理顺丰快递在线下单及快递邮寄服务，快递费用自理，微信付款时请备注付款人姓名，以便快递员查询费用收取情况。
需要快递服务的校友，请在查档申请中提供收件人姓名、电话、收件地址，具体格式为：收件人姓名，手机号，XX省XX市XX区XX街道XX单位（收件地址）。
六、其他说明
因档案工作的特殊性，部分档案的查询利用需要办理逐级审批手续，感谢配合！
查询利用咨询电话：0713-8835655
友情提示：加入黄冈师院档案利用自助群也可扫描下方二维码。
黄冈师范学院档案馆
2024年5月13日