为了更有效地发挥档案的服务功能，方便广大教职工及校友查询和利用档案，学校档案室提供以下服务方式：
一、现场查询服务
学校档案室设立档案查询室（厚德楼108室），提供档案查询及利用服务。广大教职工及校友可以携带本人相关有效证件（身份证、毕业证、学位证等）原件和复印件亲自来校查询利用档案。
因涉及个人隐私，本人确实无法亲自到场的，才可以委托亲友或同学等代为办理。委托代办须提供档案利用者的有效证件（同上）原件和复印件、档案利用者亲笔签名的委托书，同时代理人也须出示自己的有效身份证件，并提供复印件。除非特殊情况，一般不建议委托办理。
二、QQ群查询服务
因各种原因，不能亲自来校办理的外地校友，同时所查询的档案属于档案室保存的，可通过QQ工作群联系。
档案利用者可加入黄冈师院档案利用群3（QQ群号：760085467），进群后阅读群公告，按要求提供相关有效证件（同上）等文件资料的电子版，档案室可以提供查询利用服务，同时，可以通过代办快递的方式寄送纸质版复印件。
三、电话咨询服务
档案利用者可以通过电话咨询档案查询利用的工作流程、所需资料等内容，但因电话方式无法提供相关有效证件，故档案室不接受电话查询档案相关信息。
四、涉及到档案材料需补充至人事档案的相关说明
为确保人事档案的严肃性，凡是涉及到档案材料需要补充至人事档案的，一律由档案室按规定加盖公章、密封，通过代办快递的方式寄送至档案利用者提供的档案关系所在单位收件地址接收。档案利用者不得拆封，并由档案利用者送交至档案关系所在单位的人事档案管理部门，归入人事档案中。
五、关于代办快递服务的说明
凡是通过QQ群进行查询，档案利用者不能亲自到场领取查询利用材料复印件的,和档案材料复印件需要补充至人事档案的，档案室均可提供代为办理顺丰快递在线下单及快递邮寄业务的服务，快递费用自理，支付宝或微信付款时请备注收件人姓名，以便于快递员查询费用收取情况。
档案利用者需提供收件人姓名、联系电话、寄送地址至指定手机号码，具体格式为：收件人姓名，手机号，XX省XX市XX区XX街道XX单位（收件地址）。
六、其他说明
因档案工作的特殊性，部分档案的查询利用需要办理逐级审批手续，感谢配合！
查询利用咨询电话：0713-8835655
友情提示：加入黄冈师院档案利用群3也可扫描下方二维码图片。
